富士ゼロックス『beat』ご導入事例- 強固なセキュリティのネットワーク・インターネット環境を提供します。 -

国土交通省は業務の効率化や品質向上を目的として、公共工事に伴って発生する書類の電子化に取り組んでいる。地方自治体についても、2010年までには現場とのやりとりをすべて電子化するとしている。工事書類の取り扱いについては、ASPをはじめいくつかの方法が国土交通省から提示されているが、佐賀県ではまず、低コストでの電子化への試みとして、DocuWorks化した書類を電子メールに添付する方法をスタートしていた。しかし、嘉瀬川ダム建設工事の現場に敷設されたのはISDN回線のみ。そのため、容量の大きい書類や画像などは送信に時間がかかりタイムアウトしてしまう上、添付ファイルが送信容量の制限で受信できない、などの課題を抱えていた。また長い工期の間には、担当する現場・工期ごとに業者が異なることも多い。セキュリティ面からも、工事が完了した業者は速やかに接続できなくするシステムが求められていた。

●ASPによる電子納品では、あらかじめ規定されたワークフローと異なる処理が発生した場合、処理しづらいという問題点も。より簡単に導入でき、利用しやすい仕組みが求められていた。

●現場を担当する業者は常時20社程度、年間で40社ほどが入れ代わる。セキュリティを考慮しつつ、担当業者を簡単に追加・削除できる環境が必要とされていた。

●工事現場のネットワーク環境は、通信環境としては最低限のISDN。書類の電子化は必須のため、ナローバンド環境での使いやすさが不可欠だった。

１．工事事務所内にbeatを設置。許可されたユーザーのみがアクセスできるファイル共有スペースを用意	従来はDocuWorks化したファイルをメールで送信、一定の工期が終わった段階で業者がMOやCD-Rなどのメディアを事務所に届け、共用PCに保存していたが、この容量も不足。beat-box内のフォルダであれば、セキュリティ面、バックアップ面で安心して利用できることから、ここに保存・管理することに。フォルダ名等のルールを決め、運用がスタートした。
２．紙文書は、スキャナでDocuWorks化してbeat-box内に格納
３．現場からは、beat リモートアクセスサービスで接続し、書類や写真等もフォルダで管理
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ナローバンド環境からでもストレスなく接続できる工事事務所、現場共に、利便性の高い環境作りへ。

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beatとDocuWorksで情報共有化と業務効率化を実現。CALS/EC推進の先進事例として、他の現場への採用も視野に。

beatの導入は、嘉瀬川ダム工事のあらゆるシーンでその効果を発揮している。まず、beat リモートアクセスサービスにより、現場からは電子メールでは送信できなかったファイルも、 beat-box内にあらかじめ作成された共有フォルダへドラッグ＆ドロップするだけで簡単に共有できる環境が実現した。ワークフローで問題となったフォルダ構成も、試行錯誤の結果、施工計画の手引きに沿ってフォルダを作成・運用することで解決した。通常の工事書類以外にも、現場の写真や計画表など、事務所・現場双方で共有したい情報を随時フォルダに格納できる点も、利便性が高いと評価されている。
また、DocuWorksによる書類の電子化は、さらなる業務効率化を実現。通常3時間かかっていた書類検査は、電子検査となって以降1時間に短縮。紙の書類と同じ感覚で書類を閲覧できるDocuWorksの操作性も、検査官からは「見やすい」と好評を得ている。

施工計画の手引きに合わせて作成した共有フォルダに、DocuWorks化した書類を保存することで、ワークフローに合わせた運用を実現。書類の受け渡しにかかる時間も短縮された。

現場を受け持つ業者は常時20社程度、年間で40社ほどが入れ代わる。担当業者が変わった場合、管理者側ですぐにアクセス権限を付与したり、外したりすることで、セキュリティを確保。

許可されたユーザーだけが、現場から共有フォルダにリモートアクセスできる仕組みを構築。セキュリティを保ちつつ、ナローバンド環境でも使いやすい仕組みに。

現在、beatのファイル共有スペースには、施工計画書に合わせて決められたフォルダのほか、必要に応じて事務所側や業者側で作成するフォルダもある。従来はFaxや郵送していた通知事項や計画表など、工事書類以外を共有フォルダを通じてやりとりできるため、現場の状況をすぐに伝えたい場合などに利用されている。今後は文書や写真だけでなく、災害時などは動画ファイルを入れて、緊急時の状況把握に利用したいとの考えもある。今後はCALS/ECを推進していく中で、嘉瀬川ダムでの運用を先例として、他の現場でも導入も進めたい考えだ。

書類のやりとりを紙で行っていたときは、現場から事務所まで届けてもらい、判を押して返却するだけでも、たいへんな手間と時間がかかっていました。しかしそれを電子納品でやろうとしても、システムの使い勝手や通信環境の問題などもあり、なかなか浸透しないというのが現状でした。その点今回のシステムでは、工事に関わっている業者さんへの浸透も早く、導入が進みました。九州地区の中では、先進的な事例だと自負しています。

不便な点があるのなら教えて欲しいと思うくらい、beatを使った今回のシステムは使いやすいので、他の業者さんにもおすすめしてきました。工事事務所とのやりとりだけでなく、業者間で現場の写真をお互いに見たいときなども、beatのフォルダに入れてやりとりしています。書類検査も、プロジェクターをPCにつなげば全員で見られるので、作業がやりやすくなりました。

国土交通省九州地方整備局に属する嘉瀬川ダム工事事務所様では、嘉瀬川ダムの工事に関わる一切の業務を管理している。洪水調整、都市用水の供給、河川環境や灌漑用水の保全、発電など、多くの用途を持つ多目的ダムとして昭和48年に実施計画調査が行われた。現在、平成23年度の完成を目指して、工事が進められている。こうした公共工事に関わる事務所は全国にあるが、工事事務所と工事現場は離れていることも多く、嘉瀬川ダムの場合、書類等を持ち運んでやりとりする際に、その距離（車で30分程度）がネックになっていた。

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