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紙と電子の文書統合管理とペーパーレス化編
財団法人仁風会 京都南西病院様の事例

beatをインフラとした文書管理を出発点として、職員のセキュリティー意識の向上など将来の医療情報化に備えた環境整備に取り組む。

京都南西病院 様 外観

財団法人仁風会・京都南西病院 様
(京都市伏見区)

京都市内で京都南西病院と嵯峨病院の2つの介護療養型医療施設を経営する財団法人仁風会様では、質の高い医療・介護の提供を目指したさまざまな取り組みを行っている。院内情報の共有化に向けた取り組みもそのひとつだ。今回は、beatを活用して複数の施設を結んだ情報系システムの構築に取り組んでいる財団法人仁風会様の活動をレポートする。

2つの介護療養型医療施設を核に地域福祉の充実に取り組む。

財団法人仁風会様(清水紘理事長)は、昭和29年の創設。現在は、京都市内に介護療養型医療施設である京都南西病院と嵯峨野病院の2つの病院を経営するとともに、京都看護専門学校やデイサービスセンター、ヘルパーステーションなどを含めて総合的な医療・介護体制を整えている。全10カ条からなる「まごころ医療宣言」を制定して病院に掲出したり、京都南西病院では京都府内で初めて1床当たり8平方メートル(一般病床の約2倍)を達成するなど、患者重視の姿勢を具体的な形にして取り組んでいるのが特長だ。

導入前の課題

行政庁からの通達文書をはじめ増加する一方の
紙文書を電子化して効率的に管理・共有したい。

京都南西病院様で課題となっていたのは、さまざまな団体の代表や役員を務める清水紘理事長のもとに配布・保管される資料の増加だった。そのほか、厚生労働省をはじめとする行政省庁から紙で送られてくる通達文書も膨大な量にのぼり、必要な情報を必要なときにすぐに検索して参照することが困難になってきていた。
「ちょうどその頃、厚生労働省が通達文書をPDFデータで公開するサービスを始めたんです。そこで、過去のすべての紙文書を電子化して管理・活用することはできないかと考えたのです」と、清水理事長は文書管理に取り組むことになったきっかけを語る。

増える一方の紙文書の電子化
厚生労働省からの通達文書や医師会や学会等からの文書など紙文書が氾濫していたため、電子化して効果的に管理・共有・活用することが課題に。

回線速度とコストの問題
当時はISDN回線だったため回線速度が遅く、また従量課金制のダイヤルアップ接続だったためにコストもかかって実用的ではなかった。

絶対に欠かせないセキュリティー確保
守秘性の高い情報を扱う病院においてもっとも重要なのがセキュリティーの問題。ウイルス対策だけでなく、外部からのアタックも確実に防ぐ必要があった。

財団法人仁風会様のこれまでのシステム構成

解決への取り組み

DocuWorksとbeatを活用してどこからでも必要な文書を参照できる情報系システムの構築を図る

システム担当 経理部 山本岳 課長

  1. 通信回線を高速ブロードバンド回線(光ファイバー)に切り替え
  2. DocuWorksで紙文書を電子化し、ConseptBase Search*で検索
  3. beat/connect(インターネットVPN)で京都南西病院と嵯峨病院を接続

紙文書と電子文書を融合した
効果的な文書管理へ

beatのセキュリティー機能に加えてクライアントPCへの指紋認証も導入。
職員のセキュリティー意識の向上・定着を目指す。

導入効果

電子化した文書を共有できる体制を確立するとともに、
職員のセキュリティー意識の向上を目指す。

財団法人仁風会様では、まず紙文書を電子化するために富士ゼロックスのデジタル複合機と文書管理ソフトウェア「DocuWorks」を利用して既存の紙文書を電子化しサーバーに蓄積。さらに株式会社ジャストシステムの文書検索エンジン「ConceptBase Search」を導入し、必要な文書をすぐに検索できるようにした。
次に、京都南西病院と嵯峨野病院の両方から自由に参照できる環境を構築するために、ストレスなく利用できるように、通信回線を光ファイバーに切り替えた。さらにコンピューターウイルスの被害をくい止め、かつ外部からの不正アクセスを未然に防止するために、嵯峨野病院と京都南西病院の両方にbeatを導入し、beat/connectで接続した。
さらに特長的なのが、利用者を限定して指紋認証を行っていることだ。マウスの親指部分に指紋センサーがあり、指紋登録者しか利用できないようになっている。「指紋認証という手段をとっているのは、そうすることで職員にセキュリティーの重要さを認識させたいという啓蒙としての意味合いも込めています」(清水紘理事長)というように、これも将来の医療の情報化を見据えて、病院内にしっかりしたデータセキュリティー意識を植え付けるためなのだ。

文書を電子化し共有する体制を確立
文書管理ソフトウェア「DocuWorks」で既存の紙文書を電子化。サーバーに格納して必要な文書をすぐに検索・参照できる体制を確立。

離れた病院間を結んだ情報共有を実現
beat/connectの採用により、京都南西病院と嵯峨野病院を結ぶ情報共有環境を構築。

セキュリティー面での安心感
beatのウイルスチェック機能とウイルス定義ファイルの自動更新、さらに独自の強固なファイアウオール機能に守られている安心感。

システム管理での安心感
システム管理の手間が大幅に軽減され、本来業務に専念できるようになった。

beatを活用した財団法人仁風会様のシステム概要

お客様からひとこと

我々のような規模の病院にとってはとても魅力的。

財団法人仁風会理事長 清水 紘様

【財団法人仁風会理事長 清水 紘様】

今後、医療・介護の情報化は飛躍的に発展することは間違いないでしょう。それに対応するためには、病院スタッフが情報の取捨選択能力や活用力を身につけていかなければなりません。セキュリティーについてもそうです。機械的な部分はbeatがやってくれるとしても、それを利用する人間がミスを犯したらとりかえしがつきません。情報は非常に重要ですが、結局のところそれをどのように使いこなすかは使う人次第だと思うのですよ。そのためにも、まず人を育てることが大切だと思いますね。

財団本部経理部 課長 山本 岳様

【財団本部経理部 課長 山本 岳様】

beatでもっとも気に入ったのは、IPアドレスが外から見えないという独自のファイアウオールですね。それまでいくつかのシステムを検討していたのですが、beatは価格の面からも機能の面からも満足のいくものでした。
それに導入後の手間がかからないというのもいいですね。手間がかからないこと=人件費がかからないということですから、我々のような規模の病院にとってはとても魅力的な特長です。今後も、ゼロックスさんと相談させていただきながら、次のステップを目指したいと思います。

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