特定業務システム構築編 共創技建株式会社様の事例

beatを活用して社内の情報システムを一新。
徹底したペーパーレス化から工事現場との情報共有まで、一層の業務効率化を実現。

共創技建株式会社 様 外観

共創技建株式会社 様
(北海道札幌市)

システム化による業務の効率化で競争力の向上を目指す。

共創技建株式会社様は昭和19年の設立以来、札幌を拠点に国土交通省関連や北海道庁などの公共事業を中心とする幅広い分野の土木工事を手がけている。社員数は、技術職員14人、事務職員5人の計19人。同社では早くから業務のシステム化に取り組み、徹底したペーパーレス化や情報共有の仕組みづくりを図ってきた。工事に関する実行予算・原価管理・見積書の作成を支援するパソコンソフト「現場商人(げんばあきんど)」を有限会社アイ・エム・オールと共同開発し、販売しているのも他社にないユニークな取り組みだ。

導入前の課題

セキュリティー強化とともに、本社と工場現場を結ぶ新たなシステム構築が課題に。

共創技建株式会社様が抱えるもっとも大きな課題は、土木建設業ならではの紙文書の多さ。その量は「ひとつの工事案件だけで各種図面や役所からの連絡文書などダンボールで10箱を超える」というほどだ。そのため、同社では富士ゼロックスの文書管理ソフトウェア「DocuWorks」を導入し、紙文書を電子化してサーバーで一元管理することで紙文書の削減を図ってきた。
ところが、ここにきていくつかの新たな課題が生じてきた。まず北海道でも建設CALS/ECに対応して電子入札が実施されるようになり、役所からセキュリティー対策の強化が求められるようになってきた。また、事業のより一層の合理化・効率化を図るために、本社と道内各地に分散する工事現場を結んで、工事の進捗状況等の情報をリアルタイムで把握・共有したいという課題も抱えていた。

将来の情報量増加への対応
膨大な量の紙文書を、文書管理ソフトウェア「DocuWorks」で電子化してファイルサーバーで管理していたが、情報量の増加に伴いサーバーの容量が不足してきた。

将来を見据えたセキュリティーの確保
電子入札への対応や役所とのメールのやりとりが増えたことによって、より強固なセキュリティーの確保を求められるようになった。

本社と工場現場の情報共有
設計変更などのたびに新たな図面を持って現場に出向かなければならないため、本社と工事現場を結ぶネットワークの確立が課題に。

新たなネットワークインフラの構築
さまざまな課題の解決とともに、将来の電子入札や電子納品にも柔軟に対応できる新たな社内インフラの構築を検討していた。

共創技建株式会社様のこれまでのシステム構成

解決への取り組み

本社と工事現場をリモートアクセスで結び、
図面やスケジュール等の情報共有へ。

取締役工場部長 大指 力 様

  1. beatに大容量ファイルサーバー、デジタルカラー複合機を組み合わせた社内LANの構築
  2. 本社・工事現場間をリモートアクセスで結んで情報共有できる環境の構築
  3. 情報共有のためサイボウズを導入。idDesk、DocuWorksと連携して文書管理も強化

ペーパーレス化と工事現場との情報共有による
業務効率化の実現

beatをベースにした社内LANの構築と、本社と工事現場を結んだ情報共有で大幅な業務効率化を実現。

導入効果

セキュリティー強化と情報共有による業務効率化でお客様の信頼向上へ。

新たなシステムの導入で大きく変わったのは、情報共有のあり方だ。たとえば、社内の情報共有においては、Web対応型グループウェアの「サイボウズAG」を利用して、これまで電話やFAXで個別に連絡・調整していた全員の行動予定をはじめ、各種工事案件に関する資料や帳票、ISOマニュアルなどを必要に応じて自由に閲覧できるようにした。
さらに、beatのリモートアクセスサービス「beat/access」を利用した工事現場との情報共有が大きな効果を発揮した。「これまでは何かあれば、その都度現場に出向いて対応するしかありませんでした。たとえば、設計変更が発生すると変更後の図面を持っていちいち現場に出向いて説明するというように、人間が動くしかなかったのです。それが、いまではシステム上で簡単に変更図面を参照することができるようになりました。また、各工事別の管理データや社内検査などの予定もすぐに確認できますから、遠隔地の工事現場であってもリアルタイムで正確に状況を把握できるようになりました」(鹿野工事所長)。
そして、それらをセキュリティーの面から強力に支えているのがbeatだ。「電子入札など建設CALS/ECの進展とともに、役所でもセキュリティー対策を非常に重視するようになりましたが、当社では強固なセキュリティー機能を持つbeatを利用していますと説明すると、すぐに納得していただけます」というようにbeatの活用は取引先である自治体にも大きな信頼感を与えている。
「いま、電子入札や電子納品など、公共事業の世界ではIT化が急速に進んでいますが、今後ともシステムを有効活用することでコスト削減や業務の効率化を進め、競争力を強化していきたいと考えています」(大指取締役工事部長)。beatをベースにした新しいシステムの導入と活用は、そのための第一歩だといえそうだ。
※サイボウズAG はサイボウズ株式会社の商品です。

社内LANの再構築で柔軟な対応が可能に
beatをベースにイントラネット(社内LAN)を構築。大容量ファイルサーバーを導入することで将来の情報量の増加にも柔軟に対応可能に。

セキュリティー強化による信頼の獲得
役所や取引先にも、強固なセキュリティー機能を備えたbeatの活用をアピールすることで、信頼・信用を得ることができた。

beat/accessで本社と工事現場を接続
beat/accessを活用し工事現場から本社のサーバーにリモートアクセスすることで、各種図面やスケジュールなどの情報共有を実現。

電子入札・電子納品時代の競争力強化へ
セキュリティー強化、より一層のペーパーレス化や業務の効率化等で電子入札時代に備えた競争力強化を実現。

beatを活用した共創技建株式会社様のシステム概要

お客様からひとこと

大指 力 様

システムの有効活用で競争力強化を目指す。
当社のシステム活用の歴史は、作ってはこわし、作ってはこわしの歴史です。良いと思ったものは何でも取り入れてきました。「DocuWorks」やbeatもそのひとつです。電子入札や電子納品など、公共事業の世界ではIT化が急速に進んでいます。そのためにも、システムを有効活用することでコスト削減や業務の効率化を進め、競争力を強化していくことが今後はますます重要になると考えています。

鹿野 典寛 様

beatの導入後は無駄な動きがなくなりました。
beatの導入でラクになったのは、スケジュール管理です。以前は何カ所にも電話をして、各現場のその日のスケジュールを確認していたのですが、いまは一目ですべての現場の作業スケジュールが分かるようになりました。そのほか現場との図面のやりとりもシステム化されましたから、以前に比べるとずいぶん無駄な動きがなくなりました。今後は、さらに時間を有効活用して業務に取り組んでいきたいと思います。

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