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インターネットVPN ・ リモートアクセス活用編 株式会社ヴィトワ様の事例

成長を続けるグループ企業間を拡張性の高いbeatで接続。営業拠点間のリモートアクセスと文書の電子化で業務フローも改善。

株式会社ヴィトワ 様 外観

株式会社ヴィトワ 様
(旧株式会社ベルシュア 2008年9月社名変更 福岡県福岡市)

化粧品と健康食品を販売。よりきめ細かなお客様対応にITを活用。

株式会社ヴィトワ様では、通信販売をメインに、スキンケア用品や美容のためのサプリメントを販売している。グループ企業と共に大きく成長する上で、ITを積極的に活用。個人情報保護に配慮し、セキュリティー強化に努めているほか、ネットワークの活用や文書の電子化による業務の効率化を進めている。

導入前の課題

拡大するグループ企業間において、再構築が容易なネットワークが必須に。また営業拠点間の情報共有や文書の電子化も課題に。

コスメやサプリメントの販売を行っている株式会社ヴィトワ様は、グループ企業を含めて、急激な成長を遂げ、業務が拡大していた。その成長に伴い、グループ全体ではネットワークの再構築が課題に。新しく設立された会社をネットワークに加えるたび、新たな設備投資や保守契約が必要となり、手間や費用がかさんでいたほか、問題が生じるとシステム管理を請け負う株式会社ティースリー様が各企業に直接出かけて対応を行っていたため管理負荷も増大しており、その軽減が求められていた。一方で全国に約50の拠点があるヴィトワ様では、業務報告や営業データなど、各種情報を共有し、もっと有効に活用したいとの要望が上がっていた。また各拠点と本社との間で行なわれる受発注などの業務のやりとりは、ファクスがメイン。お客様へのより細かなサービスやアドバイスにつなげるため、お客様とのやりとりを情報として活用する取り組みの上で、ファクスの量が増加し、電子化によるペーパーレスへの取り組みも急がれていた。

ネットワーク再構築のコスト削減
企業の成長に合わせて、柔軟に再構築が可能で、かつ低コストで導入できるソリューションを求めていた。

システム管理者の負担軽減
グループ企業のシステム管理はティースリー様が担当。企業の成長とともに管理負荷が増大していた。

情報共有の推進
営業ツールの効率的な配布や営業データの活用など、全国にある拠点間で情報共有が求められていた。

電子化による文書管理の効率化
業務効率化のため、本社と拠点間で交わされる大量のファクスを電子化する必要に迫られていた。

beat導入前のシステム構成

解決への取り組み

beatでグループ企業間を接続し、各営業拠点からはリモートアクセスすることで、ネットワークの運用・管理の負担を軽減。

  1. グループ企業間はbeat 複数拠点接続サービスで、ヴィトワ様の各営業拠点からはリモートアクセスを利用し、ネットワークを再構築。
  2. beat-nocによる24時間リモート監視で、システム部門の負担を軽減し、ゲートウェイ型アンチウイルスエンジンでセキュリティーを強化。
  3. ファクスでやりとりしていたお客様のカルテ情報や受発注の資料をApeosPortとDocuWorksでペーパーレス化。

運用しやすく導入も容易なbeatの活用でより情報共有が進む環境づくりへ

解決への視点

株式会社ティースリー 情報システム部 主任 裏 忠治 様

写真:株式会社ティースリー 情報システム部 主任 裏 忠治 様

「ティースリーでは、グループ企業のシステム管理を担っています。拠点間で営業データを共有したいというヴィトワにおいては、当初からリモートアクセスを検討していましたが、手間や費用の面で悩んでいました。その点、今回導入したbeatのリモートアクセスは、低コストに加え、管理する側にとっては構築しやすく、利用者にとっては接続しやすい、非常に使いやすいものだと思っています。またグループ企業間の接続については、beatの拡張性の高さに魅力を感じて導入を決めました。これまではネットワーク設定の変更など、その都度専門の技術者に来てもらったり、非常に手間がかかっていましたが、beatではそうしたことが一切ないので助かっています。」

グループ企業間は複数拠点接続サービスで、営業拠点間はリモートアクセスで、再構築にも柔軟に対応できるネットワーク環境が完成。

導入効果

beatの各サービスによる接続で運用負荷が大幅に軽減。セキュリティーを確保した情報共有化とTCO削減も実現。

グループ企業間は、管理負担が少なく拡張性の高いbeat 複数拠点接続サービスを利用し、VPNを構築。各社に出向いて管理を行っていた、ティースリー様の管理負担も大幅に軽減された。ヴィトワ様については、約50ある営業拠点それぞれの規模が小さいことから、beat リモートアクセスで本社と接続することに。リモートアクセスにより、ヴィトワ様の各営業所からは、ファイル共有やアプリケーションの利用も可能となり、リアルタイムでの業務分析が実現した。さらにファクスで受信していた文書は、ApeosPortとDocuWorksの連携により、ペーパーレス化。OCR処理を行うことで、問い合わせへの対応もスピーディに行なえるようになった。またセキュリティー対策をbeatのウイルス対応機能に一括することで、ウイルスの侵入やスパイウエアによる情報漏洩対策もまとめて管理。個人情報保護のための対策も強化された。

beat導入後のシステム構成

ネットワーク構築の初期投資と保守
オールインワンのアウトソーシングサービスを利用することで、ネットワーク構築の初期投資を削減。

リモート監視で管理者の工数を軽減
beat-nocによる24時間のリモート監視で、トラブル時などの負担が軽減。本来業務に注力できる環境へ。

リモートアクセスでいつでも情報共有
リモートアクセスにより、営業所から本社へいつでもアクセスが可能に。電子化された情報は検索や再利用も容易。

ペーパーレス化で業務改善とTCO削減
電子化された情報により、お客様対応がよりスピーディになり、かつ、TCOの削減にも貢献。

将来構想

より一層のネットワーク利用を推進し、無駄を削減。効率的なビジネス展開に役立つ使いかたの模索も。

今回のbeatの導入で、柔軟な拡張性と高いセキュリティーを備えたネットワークが構築できたヴィトワ様では、今後、一層のネットワーク利用を推進したいと考えている。また電子化の推進によりペーパーレス化が実現できたことで、紙の無駄を削減できただけでなく、ワークフローを見直すきっかけともなっている。今後はさらに効率化を進め、お客様によりよいサービスを提供するためにも、beatやDocuWorksを活用していきたいとのことだ。

お客様からひとこと

株式会社ヴィトワ 代表取締役社長 徳永 英樹 様

写真:株式会社ヴィトワ 代表取締役社長 徳永 英樹 様

よりきめ細かなカウンセリングに、電子化された情報を活かしたい。
今回、beatの導入によるリモートアクセス、DocuWorksによる文書の電子化と、さまざまな取り組みを行いましたが、これらはすべて、内部統制につながっていると考えています。特に個人情報については、お客様からお預かりした大切な情報を守るためにも、高いセキュリティーが必要だと感じていました。デジタル化の推進は、セキュリティーの面においても、お客様と永いおつきあいをさせていただく上で、欠かせないものになってきていると感じています。当然のことですが、お客様に対して高い満足度を維持することが、化粧品会社としての努めです。そのためにも、お客様と日々接するカウンセラーやアポインターが、お客様とのやりとりをきちんとしたデータとしてインプットし、またそれを活用してカウンセリングを行うことは非常に重要です。電子化によって、この流れが格段に良くなり、よりお客様に貢献できるようになったと考えています。

株式会社ヴィトワ 業務課 お客様受付ご担当者 様

日々各営業所から、お客様についての情報や受発注に関するデータを調べてほしいという要望を受けていますが、すべて電子化されたことで、そうした検索が非常に簡単にできるようになりました。これまで紙で保管していたものが、スペースが不要になり、オフィス内がすっきりしたこともよかったと思います。

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