システム管理のアウトソーシング編 大郷町役場様の事例

大郷町役場 様 外観

富士ゼロックスとのパートナーシップで課題解決へ。
経費削減と、アウトソーシングによる管理負担軽減を実現。

大郷町役場 様
(宮城県黒川郡)

住みよい町づくりに向けて積極的な行財政改革を推進。

大郷町は、宮城県のほぼ中央に位置する自然環境に恵まれた町。「田園都市(パストラル)・夢ランドおおさと」をキャッチフレーズに掲げ、自立型農業の確立を基本に、住みよい町づくりに向けて積極的な行財政改革を推進。地方分権の時代に対応できる基盤づくりに取り組んでいる。

導入前の課題

財政的負担の大きい保守費用などの削減と
システム運用における担当職員の負荷軽減が大きな課題に。

大郷町役場様が補助事業を活用して庁内ネットワークを構築したのは平成13年度。導入から7年が経過するとともに、総合行政ネットワークLGWANが更新されるのを機に、システムの再構築を検討することになった。最大の課題としていたのは経費の削減だ。近年、経費の削減はすべての自治体の共通課題。しかし従来のネットワークはリース契約のため、保守費用やシステム更改時の費用が多大だった。複数台のサーバーを設置していたことも経費増につながり、システム構成をできるだけ簡素化したいと考えていた。さらに、システム管理を担当する職員の負担が大きく、以前からアウトソーシングへの移行を検討。もちろん、自治体に求められるレベルのセキュリティーの確保が前提となった。

経費の削減
機器・ソフトの保守費用や、リース満了による5年ごとのシステム更改費用をはじめ、多大な経費が発生していた。

システム構成の簡素化
ウイルスサーバー、プロキシサーバーなど複数のサーバーを設置。経費増大に拍車をかけるとともに、障害切り分けに時間を要していた。

管理負担の軽減
人事異動に伴う新任担当者の知識習得や引き継ぎ時の負担・煩雑さなどから、管理・運用のアウトソーシングを望んでいた。

beat導入前のシステム構成

解決への取り組み

オールインワンのアウトソーシングサービスbeatを導入。
富士ゼロックスと協業して課題解決を推進。

大郷町役場様では、取引のあるベンダー5社に提案を依頼。その中でbeatは、課題解決に十分に役立つと同時に、セキュリティーも必要なレベルをクリアできると判断。さらに提案の過程における富士ゼロックス宮城の対応も高く評価し、課題解決パートナーとして富士ゼロックス&beatを選定した。

  1. beat導入で機器台数を減らし、システム構成を簡素化
  2. アウトソーシングへの移行でシステム管理・運用の負荷を軽減
  3. インターネットVPNで拠点間を接続し、セキュアなネットワーク環境を再構築

経費を削減しながら管理負荷を軽減できるセキュアなネットワーク環境の構築へ

解決への視点

宮城県大郷町 総務課 主査 高橋 優 様

高橋 優 様

保守費用やシステム更改費用の軽減はもちろん、メール/ウェブの利用を外部のホスティングサービスに切り替えるなどしてシステム構成をシンプルにし、全体的な経費圧縮につなげたいと考えました。加えて、アウトソーシングを利用することで、職員の負担を軽減したかった。これらの課題を踏まえ、提案内容・保守体制・価格などを総合的に評価・判断してbeatの導入を決定しました。

インターネットVPNで拠点間を接続。
シンプル&セキュアなネットワーク環境を低コストで構築。

導入効果

保守費用の削減に加えて、システム構成の簡素化が経費圧縮に貢献。
アウトソーシングで職員の負担も大幅に軽減。

最大の効果は経費が大幅に削減されること。beatは保守サービスを含む契約のため、イニシャル/ランニングをあわせた5年間の経費は、従来に比べて40%~50%削減される見込みだ。さらに、本庁および各拠点に設置する「beat-box」は通常のサーバー機能に加えてファイアウォール機能、ルーター機能などを備えているため、これらの機器が不要に。同時にメール/ウェブを外部のホスティングサービスの利用に切り替えてサーバー台数を削減。サーバーの管理工数・運用コスト・消費電力が軽減されるだけでなく、システム構成が簡素化されたおかげで、障害時の切り分けも容易になった。
beatでは、ネットワークオペレーションセンター(beat-noc)がbeat-boxや回線状況を24時間365日リモート監視するほか、コンタクトセンターが操作説明などに対応。これらのアウトソーシングサービスにより、担当職員の負担は大きく軽減された。
セキュリティー面では、総務省選定の「地方公共団体における情報セキュリティーポリシー」と、大郷町セキュリティーポリシーに則った必要レベルを満たすセキュリティーを確保。ウイルスチェック用の定義ファイルや不正アクセス対策用パッチなどもbeat-nocが随時自動で更新するため、安心感も大きい。

beat導入後のシステム構成

40%~50%の大幅な経費削減へ
これまで負担の大きかった機器・ソフトの保守費用を削減。リース契約のような契約満了時のシステム更改費用も不要。

わかりやすくシンプルなシステム構成
設置機器を削減しシステム構成を簡素化。機器の購入・運用コスト、消費電力などを削減。障害切り分けも容易に。

管理負担を大幅軽減
アウトソーシングで職員の負担を軽減。beat-nocとコンタクトセンターの連携により、障害時の迅速な対応が可能となり、安心感も増大。

将来構想

富士ゼロックスとのパートナーシップをもとに
情報化・電子化への取り組みをさらに推進。

大郷町役場様は、近隣の同規模の自治体と比較しても早い時期からネットワーク化・システム化に取り組んできた。近年は富士ゼロックスの文書管理ソフト「DocuWorks(ドキュワークス)」を活用したペーパーレスFAXや電子閲覧の活用も進めている。
今後は、beatによって整備されたシステム環境を、より有効に活かすための職員教育に力を入れる考えだ。さらに富士ゼロックスに対しては今後とも良きパートナーとして、システム運用も含めた効果的な提案を求めながら、パートナーシップをもとに、情報化・電子化への取り組みを加速させる。

お客様からひとこと

宮城県大郷町 総務課課長補佐 浅野 辰夫 様

浅野 辰夫 様

良きパートナーとしての富士ゼロックスに期待。
近年、私ども自治体は、経費削減にプラスして、費用対効果がきわめて重視される状況に置かれています。一般会計の予算規模は億単位で縮小され、予算獲得が比較的容易だった5年前10年前のような状況にはありません。電子化やネットワーク化においても同様で、経費削減は避けて通れない課題です。これに的確に応えてくれたのがbeatです。以前から富士ゼロックス宮城さんには複合機などでお世話になっており、その対応について職員は“打てば響く”“こちらの立場に立って考えていただいている”と評価しており、今回、情報系システムの構築・運用も全面的にお任せすることにしました。beatのリモート監視やコンタクトセンターも含めて、万一のトラブル発生時や操作問い合わせの際にも、迅速に対応していただけるので、非常に心強い。今後とも良きパートナーとして、システム運用を含めて効果的な提案をいただけることを期待しています。

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