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システム管理のアウトソーシング編 ラ フェリーチェ様の事例

beat/entry サービス & ITあんしんサービスパックを導入。
業務拡大を見据えたセキュアで安心感の高い環境を構築。

ラ フェリーチェ様 外観

ラ フェリーチェ 様
(茨城県つくば市)

お客様の支持を集める、駅から近い白亜のゲストハウス。

つくばエクスプレス「研究学園前」駅から徒歩3分。ひときわ目を引く青い屋根の白亜の城。 ラ フェリーチェ様は、2009年3月にオープンしたばかりのゲストハウス型結婚式場だ。つくば市は、茨城県内でも水戸市と並び、全国的に見ても人口に対する結婚式場の割合が多い街。この“激戦区”において、ラ フェリーチェ様は、駅から近い好立地と独特の世界観を醸成する外観・内装、さらには披露宴二次会にも対応するレストランの併設などさまざまな魅力を備え、お客様から高い支持を得ており、今後さらに業務の拡大が見込まれている。

導入前の課題

お客様への迅速な対応を可能にするスムーズなシステム運用体制の整備と、一層のセキュリティー強化が大きな課題に。

ラ フェリーチェ様では、10名のウェディングプランナーが主としてPC&ネットワークを活用。社内にシステムに詳しい社員がいないため、ちょっとしたトラブルで業務が滞ることもあった。特にウェディングプランナーは、式・披露宴に必要な料理や引出物、会場コーディネートなどさまざまな提案や手配を行うため、お客様からは常に迅速なレスポンスを求められる。そのためPCやネットワーク周りのトラブルが起こったときにはすぐに対応できる体制の構築が最重要課題となっていた。同時に、クライアントPCには個別にウイルス対策ソフトを導入していたが、結婚式参加者など個人情報を扱うことから一層のセキュリティー強化も課題に。また、9台のクライアントPCのうち1台をファイル共有マシンとして利用していたため、OSの制限により同時アクセス数に制限があり、必要なときに共有ファイルが開けないトラブルも少なくなかった。

ウェディングプランナー
結婚式・披露宴のすべてをトータルに担当する職種。お客様に対しては招待状の作成、挙式・披露宴の進行内容、料理・花・引出物や衣装などについて説明・アドバイスするほか、当日の会場案内も担当。さらに各種品物の発注や各担当者への申し送りなど業務は多岐にわたる。

●トラブルなどに即応できる体制の整備
お客様から常に迅速なレスポンスを求められるため、PC環境の万一のトラブル時にも即座に対応できる体制の整備が必要だった。

●ネットワーク全体のセキュリティー強化
個人情報保護のため、PCごとに行っていたウイルス対策を一元管理すると同時に、不正アクセス防止などセキュリティー強化を望んでいた。

●故障リスクの低いファイル共有環境の構築
必要なときに共有ファイルを簡単・効率的に活用でき、長時間稼動しても故障リスクの低いファイル共有環境を構築したかった。

beat導入前のシステム構成

解決への取り組み

beat & ITあんしんサービスパックの強力タッグを選定。
管理者不要でトラブル時の対応も万全な体制の構築をめざす。

ラ フェリーチェ様では、同じ敷地内で事務所を移転した際に、それまで利用していたネットワークにトラブルが相次いで発生したため、これを機にネットワーク環境の再構築に着手。管理者不要のアウトソーシングサービスbeat/entry サービスに加えて、PCに関する問い合わせなどに即座に応えるITあんしんサービスパックを導入。NAS(ファイルサーバー専用機)とUPS(無停電電源装置)もあわせて導入した。

  1. beat/entry サービスによりシステム管理が不要でセキュアなネットワーク環境を構築
  2. トラブル時や操作がわからないときに備えITあんしんサービスパックをあわせて導入
  3. NAS、UPSにより、データ容量増大に対応し高信頼性を確保する環境を構築

「セキュリティー対策」と「トラブル時対応」の
2つの安心感を最大限に高める環境を構築

解決への視点

ラ フェリーチェ 支配人 多田 彰 様

多田 彰 様

私どもでは、トラブルや操作でわからないことがあるときも、迅速に対応できる体制や仕組みをつくることが、もっとも重要な課題でした。その改善にあわせて、セキュリティー強化も同時に実施しようと考えました。ゼロックスさんには以前から複合機でお世話になっており、今回PC周りのトラブル対応からネットワーク環境の構築まで、ゼロックスさんに一本化することができ、何かあればゼロックスさんに相談すればいいという安心感を得ることができました。

beat/entry サービスでセキュリティー環境を強化。
あわせてトラブル時にも業務を滞らせない体制を実現。

導入効果

ITあんしんサービスパックの導入により、トラブル時対応や操作に対する不安を解消。社員の安心感が大きく向上。

ITあんしんサービスパックを活用することで、OSやアプリケーションの操作などについての疑問やトラブルは、電話やリモート操作、オンサイトによって即座に解消されるようになった。すでに「かなり活用している」(多田支配人)状況だが、ウェディングプランナーは、困ったことが起きたときにすぐ応えてくれるサービスがあるという安心感を持つことができ、お客様と面談しているときの気持ちにも余裕ができたという。
beat/entry サービスでは、今までPCごとだったセキュリティー対策を一元管理し、さまざまな脅威からネットワーク全体を保護。システム管理者が不要のため、管理者を置けないラ フェリーチェ様にとっては、 ITあんしんサービスパックとあわせて二重の安心感となっている。またbeat/entry サービスの導入により、インターネットの脅威を可視化できるようになり、安心してネットワークを利用できるようになった。
あわせて、ファイル共有のためにNAS(ファイルサーバー専用機)も導入した。共有ファイルとしては売上に関するデータのほか、雑誌広告などで使用する施設の外観、式場・披露宴会場の内装、料理、花などの写真がある。これらはプロのカメラマンが撮影した容量の大きな画像のため、大容量のNASでゆとりを持って保存・共有。今後、業務が拡大し、データ容量が増大しても十分に対応可能だ。さらにUPS(無停電電源装置)も導入し、システム環境の安全・安心をより高めている。

beat導入後のシステム構成

●トラブル時も業務に影響しない体制の実現
PCのトラブル時や操作不明時に即座に対応してくれるITあんしんサービスパックをフル活用。業務を止めない、安心感の高い体制を構築。

●セキュアなネットワークの構築
PC個別の対策から、ネットワーク全体を保護するセキュリティー対策へ。管理者を置くことなく運用できることも大きなメリットに。

●ゆとりと高信頼性のシステム環境構築
専門知識がなくても運用可能なNASの導入で大容量ファイルも簡単・安心して共有できるように。UPSと合わせて高信頼性の環境構築を実現。

将来構想

ITあんしんサービスパックを活用して、より充実した資料作成へ。
DocuWorksによるドキュメントの一元管理も推進。

ITあんしんサービスパックは、さまざまな機会で引き続き活用していくとともに、今後、業務拡大に伴って資料をより充実させるため、その作成方法などの問い合わせにも活用したいという。
今回、ドキュメントハンドリング・ソフトウェア DocuWorks も導入し、現在、活用の詳細を詰めている。ウェディングプランナーは打ち合わせ時にお客様の希望を紙に書き込んだり、お客様から紙の資料の提供を受けたりするケースが多く、これを電子化することで、先々に参考資料として利用できるだけでなく、ウェディングプランナーのノウハウの共有も可能になる。こうした活用を視野に入れるラ フェリーチェ様のシステム環境は、まさに新たな門出を迎えているといえそうだ。

お客様からひとこと

ラ フェリーチェ 支配人 多田 彰 様

多田 彰 様

お客様の期待に応えるためにシステム環境を整備。
ラ フェリーチェのある「研究学園前駅」は、市役所の新庁舎が2010年に完成したように、県内でも注目されている地域です。その中で、ラ フェリーチェは周囲から見ても目を引く外観で、相応の存在感を示していると考えていますし、私どもの結婚式に対するお客様の期待値も非常に高いことを実感しています。期待値の高いお客様に対しても充分に応えられるだけの迅速なレスポンスが必要です。今回のシステム環境整備の最大の目的はここにありますが、今後、業務が拡大していったときにデータ管理をよりしっかり行うことも視野に入れています。結婚式のあり方は時代の流れに合わせて変化しています。そうした中、お客様のニーズをいち早くキャッチし、この先五年後、十年後の変化にも適切に応えていけるよう体制を整えることが大切です。今回、PC周りについてゼロックスさんにお任せしたことを機に、今後もよりよいものを提案していただけることを期待しています。

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