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文書ストレージサービス
「文書ストレージサービス」はbeat/entry サービスの標準機能としてご提供する「文書ストレージ」機能のデータセンター容量1GBを3GB、5GB、10GB、20GB、50GBに拡張するオプションサービスです。
「文書ストレージ」とは･･･
重要文書を3ヶ所のデータセンターに暗号化して保管し、災害時など有事の際の文書喪失リスクを軽減し事業の早期再開を支援します。
高い安全性と冗長性を確保
- たがいに100km以上離れた3ヶ所のデータセンターに文書を3重に保管することで災害時の文書喪失リスクを分散します。
- 文書はbeat-boxによって暗号化されデータセンターに保管されます。暗号化された文書はbeat-boxだけが復号可能なため、通信時やデータセンターからの情報漏洩リスクを軽減します。
- 文書保管時にアクセス権を付与することで、従業員や出入り業者などの内部要因による情報漏洩対策も可能です。
簡単な操作で文書を保管・検索
- 文書は階層化されたフォルダーに格納され、Webブラウザーの画面から簡単に取り出すことができます。DocuWorks Deskからは、複数の文書を一括して閲覧・削除することも可能です。また、文書の保管時に属性を指定することで、属性検索により必要な文書を簡単に特定することもできます。
- 一括登録ツールを、DocuWorks Desk利用して、複数の文書をドラッグ＆ドロップで一括保管することができます。
複合機との連携で更に重要文書の保管が簡単
- 複合機の操作パネルから重要文書をスキャンし電子化。さらに直接データセンターに保管することができます。
- 文書保管に必要な属性やファイル名を簡単な操作で付与できます。
- よく利用するフォルダーをブックマークに登録し、ブックマーク毎に前回登録した属性値とスキャンパラメーターを記憶していますので、入力の手間を省くことができます。
※ApeosPort-III/IVに「外部アクセスキット」が必要です。
※対応機種にDocuCentre-IVが追加になりました（ご利用には「サービス拡張キット」および「スキャナーキット」が必要です）。
最新の対応機種情報は対応機種一覧表を参照してください。
BCPの一環として重要文書の保管・管理が求められています。
今、経営者は天災などの際に、事業への影響を最小限に抑え、すぐに事業を再開させるための「BCP（Business Continuity Plan）」や、そのマネジメントシステムである「BCM（Business Continuity Management）」を構築することが望まれ、政府や自治体は「事業継続計画(BCP)策定ガイドライン」を公開するなど、「BCP」対応は急務となりつつあります。
「重要文書の保管・管理」も「BCP」の一環であり、重要文書が失われないよう、電子化して社外に保管するなど、リスク分散を図ることが求められています。
＜例えば、こんな文書が対象に＞
- 法令で保管が義務づけられている文書：
源泉徴収簿、資産の譲渡等・課税仕入れ・課税貨物の保税地域からの引取に関する帳簿、納品書・送り状、貨物受領書・入庫報告書、出荷依頼書・検収書などの棚卸し資産の引き渡し・受入に際して作成された取引証、産業廃棄物管理票、労働者名簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類など - 訴訟などに対応するために必要な書類：
製造物責任法、会社法、金融商品取引法など - 事業遂行に必要な実務的文書：
製造業→図面、販売業→案件資料、流通業→ロジスティック運用資料など - 社内規約などの文書：
定款、規程、規則、規約、考課基準、手順書、ガイド、チェックリスト、判定表、申請書などの様式など
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